Elektronische Zugangseröffnung
Nach Art. 16 Satz 1 BayDiG ist jede Behörde verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung elektronischer sowie im Sinne des Artikel 3a Abs. 2 BayVwVfG schriftformersetzender Dokumente zu eröffnen.
Die Verwaltungsgemeinschaft Nennslingen hat zur Kommunikation mit der Verwaltung den elektronischen Zugang nach Maßgabe folgender Rahmenbedingungen eröffnet.
Zugänge im Sinne der Zugangseröffnung sind die/das von der Verwaltungsgemeinschaft Nennslingen publizierte/n:
- E-Mail-Adressen
- Kontaktformulare
- Besonderes elektronisches Behördenpostfach
Zu unterscheiden ist dabei grundsätzlich zwischen formfreien (I.) und formgebundenen Schreiben (II.):
I. Formfreie Schreiben
1. E-Mail
E-Mails werden unverschlüsselt übertragen und können daher auf ihrem Übertragungsweg von Dritten eingesehen und manipuliert werden.
Zudem können wir bei einer E-Mail Ihre Identität nicht feststellen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt.
Wie viele E-Mail-Anbieter setzen auch wir Filter gegen unerwünschte Werbung („SPAM-Filter“) ein, die unter Umständen auch normale E-Mails fälschlicherweise als unerwünschte Werbung einordnen. E-Mails, die Schadsoftware enthalten, werden in jedem Falle automatisch gelöscht.
Aufgrund der Unsicherheiten im E-Mail-Verkehr ist eine sichere und rechtsverbindliche Kommunikation per E-Mail mit der Verwaltungsgemeinschaft Nennslingen grundsätzlich ausgeschlossen.
Nutzen Sie für förmliche Anliegen stattdessen bitte eine der im Folgenden (Punkte II. und III.) beschriebenen Möglichkeiten.
2. Kontaktformular (ohne Bayern-ID)
Hier können Sie eine formlose Nachricht an die Verwaltungsgemeinschaft Nennslingen übersenden.
Im Unterschied zur E-Mail findet eine sichere, verschlüsselte Übertragung Ihrer Daten statt. Eine Authentifizierung ist nicht erforderlich.
II. Formgebundene Schreiben mit Schriftformersatz
1. "Sicheres Kontaktformular“ (mit Bayern-ID)
Im BayernPortal finden Sie das „Sichere Kontaktformular“, mit dem Sie verschlüsselt und – bei Authentifizierung mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises bzw. Aufenthaltstitels, der eID-Karte für EU-Bürger oder – und das ist ein wesentlicher Unterschied zum unter Punkt II. 2 aufgeführten „Sicheren Dialog“ dem Softwarezertifikat „authega“ – auch schriftformersetzend mit uns in Kontakt treten können.
Somit können Sie auf diesem Wege auch Anträge oder Widersprüche vollständig elektronisch bei uns einreichen, entweder als formlosen Text oder als Datei-Upload.
Sofern Sie zustimmen, erhalten Sie Antwort im Postfach Ihres Bayern-ID Servicekontos.
Weitere Informationen:
Ausgewählte Hilfethemen - Häufig gestellte Fragen
2. "Sicherer Dialog“ (mit Bayern-ID)
Im Bürgerserviceportal der Verwaltungsgemeinschaft Nennslingen finden Sie den „sicheren Dialog“, mit dem Sie verschlüsselt und – bei Authentifizierung mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises bzw. Aufenthaltstitels, oder der eID-Karte für EU-Bürger – auch schriftformersetzend mit uns in Kontakt treten können.
Somit können Sie auf diesem Wege auch Anträge oder Widersprüche vollständig elektronisch bei uns einreichen, entweder als formlosen Text oder als Datei-Upload.
Sofern Sie zustimmen, erhalten Sie Antwort im Postfach Ihres Bayern-ID Servicekontos.
3. Qualifizierte elektronische Signatur
Um die Schriftform elektronisch zu ersetzen, genügt nach Art. 3a Abs. 2 Sätze 2 und 3 BayVwVfG ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Vertrauensdienstegesetz (VDG) i.V.m. Art. 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.07.2014 versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig.
Es werden nur Signaturen von akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbietern akzeptiert.
Wir weisen darauf hin, dass eine qualifizierte elektronische Signatur alleine keine Verschlüsselung des Inhalts Ihrer Nachricht bzw. Anlagen bewirkt!
Um ein signiertes Dokument (z.B. eine signierte PDF-Datei) anschließend auf sicherem Wege verschlüsselt an uns zu übermitteln, empfehlen wir Ihnen, die Uploadfunktion unserer Kontaktformulare zu verwenden (siehe I.2.).
4. Besonderes elektronisches Behördenpostfach
Die Verwaltungsgemeinschaft Nennslingen ist über ihr besonderes elektronisches Behördenpostfach (kurz: beBPo) erreichbar. Weitere Informationen finden Sie hier.
III. Verschlüsselte Kommunikation (ohne Schriftformersatz)
1. Bayern-PKI
Mit S/MIME verschlüsselte E-Mails können Sie schicken an info@vg-nennslingen.de.
IV. Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation
Die Verwaltungsgemeinschaft Nennslingen nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an. Aus Gründen der IT-Sicherheit werden keine Dateien mit Makros oder automatisierten Abläufen (Scripte, Programme) angenommen. E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:
- Word für Windows (*.docx)
- Excel für Windows (*.xlsx)
- Portable Document Format (*.pdf)
- Textdateien im Format ANSI (*.txt)
- Rich Text Format (*.rtf)
- Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
- Graphics Interchange Format (*.gif)
E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.
E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 35 Megabyte angenommen. Falls Sie größere Datenmengen übermitteln wollen bitten wir Sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Sie erhalten dann einen Upload-Link.
Dateien in den genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Hierbei ist das 7z-Format oder das .zip-Format zu wählen. Selbstentpackende Archive werden nicht angenommen.
Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.
Der Austausch von Daten über Onlineverfahren und -formulare, die unter www.vg-nennslingen.de angeboten werden, erfolgt grundsätzlich verschlüsselt (HTTPS/SSL) und ist so vor Mitlesen und Manipulation geschützt.
Wird per E-Mail an die Verwaltungsgemeinschaft Nennslingen herangetreten, geht die Verwaltungsgemeinschaft Nennslingen davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke das E-Mail tatsächlich die geeignete Versandart ist, versichern Sie sich gegebenenfalls telefonisch, ob Ihre E-Mail den Adressaten erreicht hat.
